maandag, maart 02, 2009

Hoe verbeter ik kennisdeling?


Het is een vraag die ik regelmatig krijg: "we willen beter gebruik maken van de kennis en ervaring van onze medewerkers. Hoe zorgen we er voor dat de ervaring, competenties etc optimaal worden ingezet?".

Over kennisdeling zijn boeken vol geschreven. Mijn ervaring is dat het simpelweg lastig is. De 'wil'/ambitie is er, de noodzaak ook, evenals het gevoel dat het met technologie beter kan dan op dat moment. Maar om het praktisch een stapje verder te helpen, is lastig!

Een stap richting oplossing is afhankelijk van diverse zaken, zoals exacte doelen en organisatiecultuur. Zomaar wat punten:

- een genormaliseerd systeem, waarin ieders kennis volgens een bepaalde structuur wordt vastgelegd, is theoretisch het meest efficient en effectief en het best ontsluitbaar. In de praktijk zie je echter vaak dat een bedacht systeem een knellend keurslijf is en dat zulke systemen daardoor vroeger of later niet gebruikt worden. Ik heb zelf ervaring bij IT-ers: daar had ik een matrix van mensen (x) en platformen (y) gemaakt, waarbij dan op het knooppunt met een getal van 0 tot 10 werd aangegeven of men er geen kennis van had, of specialist in was (KISS: Keep It Simple Stupid). Op zich aardig, ook voor nieuwelingen en mensen die elkaar niet zo goed kenden, maar vooral handig voor de functionarissen die mensen moesten inzetten. Om het een beetje actueel te houden werd de matrix af en toe rondgemaild. Let wel: dit is nog pre-web2.0, in 1998 ofzo ;-).

- een ander vaak gehoord concept is een systeem waarbij iemand vragen kan stellen (bv in een nieuwsgroep, a la Marktplaats.nl rubriek 'gezocht', en dat mensen met de goede competentie dan gaan reageren. Dat is op papier mooi, maar in de praktijk zie je dat een systeem bedenken om die vragen dan bij de juiste (of alle?) mensen te krijgen (via mail, via RSS, of hopen dat mensen regelmatig in de 'gevraagd-hoek' kijken) ZONDER belastend (spammend) te worden, lastig te bedenken is.

- in het algemeen is het daarom kansrijker een systeem te maken waarbij mensen die dat willen (want niet iedereen wil het) op een laagdrempelige manier kunnen vastleggen wat hun competenties zijn. Je kunt kijken of je dat een beetje genormaliseerd kunt doen, door bv drop-down-lijstje te bieden waaruit mensen kunnen kiezen, maar biedt vooral ook 'free-form'/tekstvelden aan, zodat mensen die dat om welke reden dan ook willen, buiten het keurslijf kunnen werken. Uiteindelijk gaat het je er tenslotte om dat mensen enthousiast worden om hun ervaring/competenties te delen!

- het is mooi als je op 1 of andere manier zorgt dat mensen zowel hun c.v. in het systeem kunnen zetten, als ook bv project-ervaring, hobbies etc. Voor de medewerker zou het mooi zijn als hij/zij bij wijze van spreken een portfolio/c.v. opbouwt die ze ook mee kunnen nemen als ze zouden besluiten weg te gaan. Binden = durven loslaten ;-)! Een zoekengine die vervolgens goed alle vastgelegde info weet te ontsluiten is KEY! Denk er ook aan dat veel mensen al gebruik maken van netwerksites: als ze al ergens hun c.v. hebben staan (linkedin bv), dan is het handig als ze die info niet NOG een keer in het systeem van de organisatie moeten opslaan, maar gewoon een link kunnen opnemen die dan WEL geindexeerd moet worden door de zoekmachine! Idem voor een blog: mensen die al bloggen, moeten, als ze dat willen, dan via 1 link dat blog kunnen ontsluiten via de intranet-competentie-zoekengine. Ze leggen sommige kennis misschien al vast op hun blog, en je moet ze niet willen dwingen dat dubbel te moeten vastleggen.

- er is een moderator nodig, een kennismanager of -makelaar (geef de rol een naam). Dit is iemand die de informatie beheert, mensen enthousiasmeert om het bij te houden etc. Mensen enthousiasmeren en positief prikkelen om het systeem te gebruiken kan bv door op intranet een roulerend blokje te maken waarin (random) een bepaald aspect van een (random) collega wordt belicht. En/of door een periodiek klein stukje in een personeelsblad.

- overweeg de kennisdeling aandacht te geven in functioneringsgesprekken. Gebruikt men (als aanbieder of afnemer) de functionaliteit, waarom wel/niet, wat zijn de ervaringen?

- pas op voor valkuilen: vaak worden mensen vooral afgerekend op facturabele uren of andere tijd, en wordt kennis delen (het publiceren van wat je kan/bent, en/of het beantwoorden van vragen van anderen) niet beloond. Mensen hebben daarom vaak het idee 'improduktief' te zijn als ze hun (bedrijfs)profiel bijhouden of vragen van collega's beantwoorden. Hoe je dat eventueel meet, is best lastig. Je zou kunnen kijken of je de vraag en het antwoord kunt vastleggen. Dat heeft dan het effect dat vrager en antwoorder kunnen laten zien hoe het systeem voor ze werkt. En evt gelijk dat je de gevraagde/aangeboden kennis weer vindbaar kunt maken op je systeem.

- begin klein en simpel! Ga er niet van uit dat iedereen dit wil gebruiken. Probeer een kleine groep enthousiast te maken, vooral de WEL aanwezige kennis goed te ontsluiten (zoekmachine) en bellicht vervolgens de successen, met als doel olievlek-werking...

Het blijft een lastig vraagstuk. Ik hoop dat ik zo wat handreikingen geef. Laat aub weten wat je er van vindt. Wat zijn jouw ervaringen?

(Bron beeld: wikimedia.org).

Geen opmerkingen:

Een reactie plaatsen